Gemensam konkurrensutsättning lönade sig – Istekki och ägarkunderna uppnådde betydande inbesparingar

Istekki konkurrensutsatte teleoperatörstjänsterna för sig själv och sina fyra ägarkunder. Upphandlingsringen gav betydande fördelar i konkurrensutsättningen: arbetsbördan för de enskilda organisationerna minskade, och tack vare den stora totalvolymen blev prisnivån betydligt lägre än väntat.

Det hade hunnit gå en tid sedan Istekkis senaste konkurrensutsättning av teleoperatörstjänsterna, och såväl marknaden som behoven hade hunnit förändras. Även ägarkunderna behövde konkurrensutsätta sina egna avtal. Istekki, Birkalands välfärdsområde, Norra Savolax välfärdsområde, Pohjois-Savon liitto och välfärdssammanslutningen Islab bildade en upphandlingsring som konkurrensutsatte omkring 40 000 abonnemang med hjälp av Hansels dynamiska inköpssystem (DPS) för teleoperatörstjänster.

”Vi ville ha ett avtal som motsvarar både våra och våra kunders nuvarande och framtida behov. I det strama ekonomiska läget ville vi naturligtvis spara, och till vår glädje blev det också så”, berättar upphandlingsexpert Laura Heinänen.

Som företag inom teknik hade Istekki en stark egen kompetens inom fastställandet av upphandlingsobjekt. Experterna i Istekkis team för kommunikationsteknik hade en central roll även i marknadsdialogen, som fördes omsorgsfullt med företagen före den egentliga konkurrensutsättningen.

”Den långa dialogen lönade sig. Vår anbudsförfrågan var lyckad, vi fick gott om anbud och det blev inga överklaganden eller rättelseyrkanden”, berättar Istekkis kategorichef Tuija Sinkkonen glatt.

Hansels stöd underlättade upphandlingen

Upphandlingsringen med fem upphandlande enheter gjorde konkurrensutsättningen effektivare, men när flera aktörer var involverade blev upphandlingsprocessen också mer komplicerad. Istekki använde sig av Hansels MinikisaPlus-tjänst, så Heinänen, som ansvarade för att samordna konkurrensutsättningen, fick stöd av Hansels experter.

”Juristen Pekka Kääriäinen och upphandlingsexperten Leo Ahtilinna var till stor hjälp som bollplank när vi funderade över de bästa strategierna för olika situationer. De känner till praxis på marknaden och vad som är möjligt enligt villkoren för DPS:et. DPS:ets färdiga krav och mallar sparade mycket arbetstid för oss”, berättar Heinänen.

Gemensamma upphandlingar frigör resurser för kärnverksamheten

Istekki använder Hansels gemensamma upphandlingar i stor utsträckning, särskilt i så kallade grundläggande upphandlingar där stora volymer ger klara fördelar.

”Vi använder gemensamma upphandlingar för till exempel resor och kontorsmaterial. Med hjälp av de gemensamma upphandlingarna kan vi spara våra egna resurser till de konkurrensutsättningar där vi vill utnyttja vår egen specialkompetens”, säger Sinkkonen.

Som helhet är man på Istekki mycket nöjd med konkurrensutsättningen av teleoperatörstjänsterna och dess slutresultat.

”Konkurrensutsättningen av teleoperatörstjänsterna visade tydligt att en centraliserad upphandling kan ge betydande inbesparingar. De sammanslagna volymerna och den sakkunniga beredningen hos teamet för kommunikationsteknik och berörda parter möjliggjorde en helhet som stöder organisationernas nuvarande och framtida teknologiska behov på ett kostnadseffektivt sätt. Ingen av organisationerna i upphandlingsringen skulle ensam ha kunnat uppnå sådana inbesparingar”, kommenterar Tuija Sinkkonen på Istekki och kommunikationsteknikteamets affärschef Veli-Pekka Leppänen.

Intressant för dig